Privatlivspolitik
1. Om Xact
Xact Consulting A/S (Xact) er et kombineret konsulent- og software-hus, der sælger konsulentydelser og software, samt fastprisprojekter indenfor kode konverteringer, tekniske løsninger og undervisning.
I forbindelse med driften af Xacts virksomhed, indsamler og behandler Xact de personoplysninger der er nødvendige for at opfylde vores forpligtelser overfor kunder, konsulenter, leverandører og samarbejdspartnere.
I denne privatlivspolitik kan du læse om de oplysninger, vi indsamler, til hvilke formål vi bruger dem, hvordan vi behandler oplysningerne og dine rettigheder.
Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til Xacts behandling af personoplysninger, kan du kontakte os her:
Xact Consulting A/S
Arnold Nielsens Blvd. 68A
2650 Hvidovre
Cvr. 19757641
E-mail: info@xact.dk
2. Hvad er personoplysninger
Personoplysninger omfatter enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person, og deles op i 3 kategorier:
- Almindelige
Navn, adresse, fødselsdato, e-mailadresse, telefonnr., eksamener, stilling, arbejdsområde og referencer. - Fortrolige
CPR-nummer, økonomi, skatteforhold, sygedage, tjenstlige forhold, familieforhold, sociale forhold og strafbare forhold. - Følsomme
Race, etnisk baggrund, politisk-, religiøs- og filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige forhold, helbredelsesmæssige og seksuelle forhold.
3. Hvilken type persondata indsamler og behandler vi og hvorfor?
Vi indsamler, opbevarer og anvender kun oplysninger om dig, der er nødvendige i forhold til det tilhørsforhold du har til Xact.
De vil derfor være forskellige alt efter om du er kunde, konsulent, leverandør, samarbejdspartner eller ansat.
Kunder
Vi opbevarer kontaktoplysninger og faktureringsoplysninger (firmaets navn og adresse, afdelinger, kontaktpersoner, e-mails og telefonnumre), eller oplysninger du giver os når du i øvrigt henvender dig til os som led i dit kundeforhold.
Desuden indsamler vi også oplysninger om potentielle kunder vi får via vores hjemmeside, og direkte henvendelser pr. email og telefon, samt fra konferencer.
Leverandører og samarbejdspartnere
Her opbevarer vi kontaktoplysninger og betalingsoplysninger, du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder firmaets navn og adresse, afdelinger, kontaktpersoner, e-mails og telefonnumre, og eventuelt betalingsoplysninger såsom bankoplysninger, og kontonumre.
Konsulenter
Ved konsulenter menes fysiske personer, der enten direkte eller gennem et firma, stiller deres service til rådighed for Xact.
Vi opbevarer kun oplysninger om konsulenter, hvis de har givet samtykke.
Fælles for alle konsulenter er, at vi indhenter og opbevarer CV oplysninger, såsom navn, adresse, kontaktoplysninger, fødselsdato, foto, civilstatus, nationalitet, fritidsinteresser, sprogkundskaber, kompetencer, uddannelser, kurser, og referencer.
Er eller har konsulenten været på kontrakt hos Xact, gemmes yderligere oplysninger der er nødvendige for at kunne udbetale honorar, såsom bank og kontooplysninger, samt faktura adresse.
Kunder kræver i stigende omfang, ved indgåelse af konsulentkontrakter, en straffeattest som led i deres screeningsproces. I disse tilfælde vil Xact rekvirere en straffeattest på konsulenten.
Konsulenten vil blive informeret inden straffeattesten rekvireres, og den vil blive destrueret umiddelbart efter anvendelse.
Medarbejdere
Xact indsamler, opbevarer og anvender kun personoplysninger i det omfang det er nødvendigt i forhold til den enkelte medarbejder.
For alle medarbejdere, opbevarer vi generelle oplysninger, såsom navn, adresse, personnummer, lønoplysninger, kontaktoplysninger og bankoplysninger.
For de medarbejdere, der arbejder som konsulenter, opbevarer vi yderligere oplysninger såsom foto, civilstatus, nationalitet, fritidsinteresser, sprogkundskaber, kompetencer, uddannelser, kurser, og referencer. De kan ligeledes skulle levere en straffeattest, hvis en kunde kræver det ved indgåelse af en konsulentkontrakt. Straffeattesten vil blive slettet umiddelbart efter anvendelse.
Søger du ansættelse hos Xact, bliver alle dine data slettet, når ansættelsesprocessen er afsluttet.
4. Retsgrundlag
Xact behandler dine personoplysninger enten
a) på baggrund af dit forudgående samtykke,
b) for at opfylde en aftale med dig, eller
c) under konkrete omstændigheder for at forfølge en legitim interesse. En legitim interesse kan blandt andet være forbedring af vores ydelser, besvarelse af dine henvendelser eller lignende
5. Deling af personoplysninger
Xact videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.
Såfremt det er nødvendigt kan Xact dele dine oplysninger med
a) koncernrelaterede selskaber.
b) it-leverandører og tredjeparter, der behandler dine oplysninger på vegne af os, eksempelvis ekstern administration af vores IT-systemer, personaleadministration, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, juridisk bistand mv.
c) myndigheder
Før vi videregiver dine oplysninger, har vi sikret os, at modtageren overholder gældende databeskyttelseslove, og kun anvender dine oplysninger til det aftalte formål.
6. Dataintegritet og -sikkerhed
Personoplysninger opbevares ikke længere end nødvendigt for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, medmindre opbevaringen er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med kontrol af EU-tilskud, bogføring mv.
Xact vil altid behandle dine oplysninger fortroligt, og træffe tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der sikrer dette. Når der ikke længere er behov for dine personoplysninger, vil vi sikre, at de slettes på en sikkerhedsmæssigt forsvarlig måde.
7. Dine rettigheder
Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Xact er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, og trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage.
Hvis du ønsker at gøre én eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på info@xact.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.
Klage over Xacts behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk
8. Opdateringer
Xact evaluerer og opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for behandlingen af dine personoplysninger